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Online Meetings mit Zoom

Wie man sauber und professionell Zoom Meetings plant und durchführt, damit die Teilnehmenden und ihre Daten optimal geschützt sind.

Zoom als Meeting Tool

Online Meetings erleben zurzeit einen Boom und die Tools, welche die Durchführung solcher Meetings anbieten, halten Einzug in unsere Lern- und Arbeitswelt, so auch Zoom, das an den Luzerner Hochschulen rege gebraucht wird. Die Vorteile von Zoom liegen v.a. in den vielfältigen Funktionen und im intuitiven Setting während des Meetings selbst, während andere Tools, wie z.B. Microsoft Teams, ihre Stärken eher in der Projektarbeit aufweisen, die über die Dauer eines einzelnen Meetings hinausgehen.
 

Datenschutz

Sobald Meetings digital ablaufen, steht auch immer die Frage nach dem Datenschutz im Raum. Hierbei gilt es aber eine Unterscheidung zu machen. Es gibt einerseits den Datenschutz im eigentlichen Sinne, bei dem es etwa um die Speicherung und Weitergabe von Benutzerdaten geht, um Hackerangriffe oder um die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Übertragungen. Hier ist man als Nutzer*in voll und ganz abhängig von den Anbietern sowie den staatlichen Datenschutz-Bestimmungen. (Lesen Sie dazu unsere Hinweise zum Datenschutz von Zoom.)
 

Schutz der Teilnehmenden und ihrer Inhalte

Daneben gibt es aber noch den Datenschutz im weiteren Sinne, der ganz in der Verantwortung derer liegt, die ein Meeting planen und durchführen (=Host). Es geht hier um Bilder, Videos, Text, Dateien, um Inhalte aller Art, welche die Teilnehmenden während eines Meetings von sich geben. So gerne wir solche Daten teilen, so sehr sind wir auch darauf bedacht, dass sie zweckgebunden und zur richtigen Zeit an die richtigen Adressaten gelangen und nicht unnötig weiter verbreitet oder irgendwo gespeichert werden.
 

Online Meetings planen und durchführen

Als Host gilt es also, die Meetings so zu planen und durchzuführen, dass dieser weiche Datenschutz jederzeit und für alle Teilnehmenden gewährt ist. Welche Einstellungen man dabei in Zoom vornehmen muss und was man alles beim Meeting berücksichtigen muss, damit man als Host alles richtig macht und sich die Teilnehmenden wohl fühlen, ist zu finden in unserer:

Checkliste für Meetings mit Zoom (Stand: Juni 2021)


Übrigens, wussten Sie schon...

  • dass man während eines Meetings auch Umfragen abhalten kann?
  • dass man während eines Meetings Gruppenarbeiten (Breakout Sessions) durchführen kann?
  • dass man vor einem Meeting eine Registrierung für die Teilnahme einrichten kann?
  • dass man andere über die E-Mail-Adresse zu den Kontakten hinzufügen kann?
  • dass man Kontakte zu einem gemeinsamen Kanal mit eigenem bleibenden Chat einladen kann?
  • dass man Meetings auch ganz unkompliziert von einem Chat oder Kanal aus starten kann?
     

Kurse und Beratung

Der einführende Kurs "Online Meetings mit Zoom" wird demnächst wieder in der Kursreihe WISSEN+ angeboten. Für Fragen zur Benutzung von Zoom: marc.bayard @ zhbluzern.ch (gerne auch Rückmeldungen und Vorschläge zur Checkliste)

 

/ Marc Bayard

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