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Bestens gerüstet für die Zukunft

Die ZHB Luzern macht sich mit neuer Strategie und neuer Struktur fit für die Zukunft. Diesen Prozess der Organisationsentwicklung haben die Mitarbeitenden der ZHB Luzern massgeblich mitgestaltet.

Die historisch gewachsene Organisation genügte den wachsenden und komplexen Herausforderungen nicht mehr. Zum Beispiel fordert die Digitalisierung – Stichworte wie Open Science oder Open Access – neue Dienstleistungen, von denen die gesamte Organisation profitieren kann. Zudem muss die ZHB auch als „Gedächtnisort“ funktionieren, sowohl im analogen wie im digitalen Bereich. Weitere Herausforderungen sind die unterschiedlichen Zielpublika, denen eine Kantons- und Hochschulbibliothek gerecht werden muss und ein wachsendes Netzwerk, mit dem die ZHB eng verknüpft ist und optimal zusammenarbeiten will.
Eine agile Matrixorganisation macht dies nun besser möglich.

 

Organisationsentwicklung ZHB Luzern 2019

Was ist neu in der Organisation der ZHB?

Neu ist die Standortlogik als Grundlage der Organisation: Die Standorte – Sempacherstrasse (SEMP), Uni-/PH-Gebäude (UPG) und HSLU W&I –  bilden je eine Einheit, welcher eine Standortleitung vorsteht. Diese Standortlogik ermöglicht uns klare Ansprechpartner für die Trägerschaft und die BenutzerInnen sowie zielgruppenorientierte Dienstleistungen.

Neu sind die Digitalen Dienste als Querschnittseinheit für digitale Dienstleistungen für die ganze ZHB zuständig und auf der Ebene der Standorte im Organigramm angesiedelt. Dazu gehören die Abteilungen E-Services (bisher IT), E-Medien und E-Science. Geleitet werden die Digitalen Dienste von den drei Abteilungsleitenden gleichberechtigt. Dies gehört zur agilen Ausrichtung dieser Abteilungen. Inhaltlich stimmt dieser neue Schwerpunkt mit der Strategie der ZHB 2019-2022 überein, in der wir der Digitalisierung grosses Gewicht schenken. Die organisch aus dem Fachreferat gewachsenen Services und Fachstellen wie Open Access, Forschungsdatenmanagement, Repositorium und Publikationsunterstützung werden in einer Abteilung zusammengefasst und erhalten so mehr Gewicht. Die Entwicklungen im Bereich Open Access und Open Science bedingen eine engere Zusammenarbeit zwischen diesen Stellen, was durch die neue Organisation erleichtert wird. Und im Hinblick auf SLSP (Swiss Library Service Platform), die auch zu einer Neuorganisation der bibliothekarischen Zusammenarbeit auf dem Platz Luzern führen wird, sind wir mit den E-Services gut aufgestellt.

Auch die Stabstellen erfüllen hauptsächlich Querschnittsfunktionen in den Bereichen Finanzen, Personal und Öffentlichkeitsarbeit. Sie werden nun entsprechend im Organigramm aufgeführt. Dazu gehört auch die neugeschaffene Fachstelle Lucernensia, die sich um die Koordination der Umsetzung unseres gesetzlichen Sammlungsauftrags kümmern soll und somit auch eine wichtige Rolle bei der Erreichung des Strategiefelds «Luzerner Gedächtnis – analog und digital» übernimmt. Zu ihrer Aufgabe gehört auch die Vermittlung und verbesserte Sichtbarkeit der Luzerner Bestände.

Die Standortleitungen und die Leitung Digitale Dienste (in halbjährlich alternierender Vertretung) bilden mit der Direktion die Geschäftsleitung.

Die Matrixorganisation wird noch verstärkt durch explizit aufgeführte Fachverantwortungen. Diese übernehmen Aufgaben, die ZHB-übergreifend koordiniert werden. Wir haben sämtliche Querschnittsaufgaben in einem Konzept beschrieben und führen eine aktuelle Liste der Zuständigkeiten. Die Fachverantwortungen erhalten eine Beschreibung ihres Auftrags, ihrer Kompetenzen und ihrer Organisation. In der Regel gehört zur Fachverantwortung auch die Leitung einer Arbeitsgruppe (AG) innerhalb der ZHB und allenfalls im Bibliotheksnetzwerk Luzern, in der die von der Thematik betroffenen Abteilungen vertreten sind. Die Fachverantwortungen berichten direkt an die Direktion. Wichtige Geschäfte werden dann in der Geschäftsleitung besprochen.

Erwähnenswert ist die neue Mitarbeitendenvertretung: Im Rahmen des Projekts Strategieentwicklung wurde eine Vertreterin der Mitarbeitenden gewählt. Diese niederschwellige Anlaufstelle für Anliegen der Mitarbeitenden hat sich gut bewährt und wird nun verstetigt.

 

Links:
Die neuen Zuständigkeiten/Ansprechpersonen
Organigramm

 

/ wy

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